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　　策划一场大型会务活动十分耗费大量的资源，不过这些大型会议一般都会由专业活动策划公司负责筹备。那么，应该如何做好大型会务工作呢？
　　第一，掌握大局，做好策略部署。
　　首先，确定召开会议的必要性，即召开此次会议是否符合上级的要求和当前工作的实际需要，召开的时机是否恰当，是否有较为充实的内容安排和重要的工作部署等。其次，确定好会议的基本框架，例如：会议时间的确定应多考虑出席领导和贵宾的因素，选择会议地点应多考虑会议内容需要、参会人员数量、车辆停放以及食宿便利等因素，确定参会人员的范围则主要考虑会议的目的和要达到的效果。再次，方案确定前应当充分征求各方意见，严格履行报批程序，尽量减少会议事项的中途变更和增减。***后，通过对会议整体上的把握来调控具体事项。例如，有些会议计划安排的内容很多，但为了确保整个会议活动的紧凑有序、不出差错，就只能通过压缩会议议程；出现会议经费比较紧张的情况，就需要相应简化议程、活动、场景布置等来减少支出。
　　第二，把控好每一个会议要点。
　　首先落实每一位参会人员。参加人员的到场率对会议的效果有着直接的影响。会务人员必须认真做好会议通知工作，及时反馈统计具体参会人员名单和联系方式，需要时制定请假制度。对于出席领导和贵宾的邀请工作要积极主动，必要时会议主办单位负责人应亲自出面，并落实专人跟踪。二是保证会议材料的质量。会议的材料包括会议主报告、领导讲话、交流发言材料等，既是是会议各项内容的具体载体，又是会议顺利召开的基础。准备会议材料是重点工作，会议主办单位领导应当直接把关，力求精益求精。三是确定会务工作负责人和现场总调度，避免遇到一些意外情况导致混乱。
第三，运用好技巧。
　　会务工作虽然包含很多事务，但也存在技巧，运用得好可以事半功倍。会务人员平时需要用心琢磨，多学习一些会务知识，多总结经验教训，多尝试解决问题的新办法。例如，为了保证会务准备工作万无一失，可以加强会前检查，做到全面检查、多次检查；可以尝试模拟运行会议的主要议程，发现细节上的疏漏并及时予以弥补；多听听各方意见，排除潜在的问题和隐患。为了节约会议经费，可以把会议预算方案编制得更仔细，逐个明确各项支出的内容和标准，如发生预算外支出必须先请示；比价采购以及充分安排利用本单位车辆，或向友邻单位临时借用等方式，节省开支。缺乏某类会议工作经验时，可参考原有会议方案，多向领导同事请教，多学习借鉴外单位的经验做法。
　　第四，需要规范，随机应变。
　　做好会务工作既应规范操作，又需灵活应对。一方面，会务工作本身有一套较为成熟的流程，各项会务工作必须有方案、有分工、有时间计划要求，应当规范执行，不能擅自跳步骤、省程序。例如会场布置要符合规范，席卡、茶杯的摆放应横平竖齐；会议的议程安排和发言顺序要符合规矩；参会人员的就座位置有主次、前后等固定顺序的排列。另一方面，讲求规范绝不是一成不变、墨守成规，有时也需要会务人员能够结合事情的重要和紧急程度，灵活变通地处理一些问题。例如有时参会人员提出一些计划外的合理要求，应在不影响其他工作的前提下尽量满足，使其感受到主办单位给予的尊重与热情服务；会议现场应当严肃纪律，但遇有特别紧急的事项需要参会人员处理时，可由会务人员通过递纸条等方式通知；出席会议的领导临时有其他重要活动需要提前离场时，会务人员应及时通知会议主持人调整发言顺序。
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